Щодо зняття коштів ФОП або керівником тов з рахунків підприємств

Багато з правоохоронців вважає, що обготівкування є злочином, хоча й статті ККУ відповідної немає, ну нібито легалізація доходів відбувається. Проте це помилкове судження, керівник має право знімати кошти з рахунку підприємств, як і ФОП, та має обов’язок підтвердити витрати документами або чеками, якщо ні- то податкова не визнає їх витратами, а власник ТОВ має право взагалі думати про реєстрації кримінального провадження по 191 ККУ (заволодіння грошовими коштами, активами) за діями такого директора. Розглянемо ці питання детальніше

Загалом, як приклад, щодо перерахування коштів на відрядження алгоритм має бути такий:

1. керівник (або інша уповноважена ним особа) приймає рішення про необхідність певних витрат, які має здійснити працівник за рахунок коштів підприємства. Таке рішення оформлюється наказом (розпорядженням), до якого додається плановий кошторис витрат;
2. працівнику перераховуються необхідні кошти згідно із таким кошторисом (перерахування можна здійснити на особисту картку працівника). Якщо працівник є уповноважена особа підприємства, на яку оформлена картка "ключ до рахунку" – кошти йому окремо не перераховуються, а витрати здійснюються безпосередньо з корпоративної картки такого працівника;
3. працівник їх використовує і звітує про це у встановлені строки. Залишок невикористаних коштів він повертає в касу або на рахунок підприємства.

Тобто директор може знімати кошти в банкоматі:

• З корпоративної картки підприємства картка "ключ до рахунку" — корпоративна картка (КПК) підприємства, видана на першу особу підприємства (директора).
• З особистої картки

Обидва варіанти передбачають наявність авансових звітів як форми звітування за отримання таких коштів, а також документів, що підтверджують зняття готівки (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала), адже вважається, що зняті з картки кошти держатель картки отримує під звіт. Тому повинен подати авансовий звіт.

Важливо звернути увагу на те, що звітування за витрачені кошти підприємства мають обмежений термін:

• Якщо кошти отримані на відрядження – термін звітування до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (п.п. "а" п.п. 170.9.3 ПКУ) при цьому сума невитрачених коштів повинна бути повернена в касу підприємства або на банківський рахунок
• на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Тобто відзвітувати, або повернути невикористані кошти треба на наступний день після їх отримання

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Відповідно до п. 20 Положення №148 підзвітні особи, які одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства авансовий звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Сума надміру витрачених коштів (тобто витрат, не підтверджених документально), що не здана до каси підприємства або не перерахована на його банківський рахунок у встановлені ПКУ строки, включається до оподатковуваного доходу працівника (пп. 164.2.11 ПКУ). – з них підприємство має сплатити ПДФО (18%) на ВЗ (1,5%).

Важливо:

Під звіт кошти, які були перераховані підприємством працівнику на його особистий електронний платіжний засіб (особисту платіжну картку), потрапляють з моменту зарахування цих коштів на картковий рахунок особи

А кошти, які були зняті з картки "Ключ до рахунку" потрапляють під звіт з моменту їх зняття в банкоматі або безпосереднього розрахунку такою карткою.

Отже,

• по зняттю коштів треба обов’язково зберігати чек банкомата
• по закінченню встановленого терміну треба надати бухгалтерії авансовий звіт, та повернути невитрачені кошти в касу або на рахунок підприємства
• під авансовий звіт обов’язково додаються підтверджувальні документи про витрачання коштів, якщо їх немає – кошти мають бути поверненими
• якщо працівник не повернув і не відзвітував за попереднім авансовим звітом – він не може отримувати кошти на новий авансовий звіт

Бухгалтерські проведення:

1. Видано працівникові кошти під звіт: Дт 372 - Кт 31
2. Оприбутковано куплені працівником матеріали або оплачені послуги: Дт 90,91,92 – Кт 372
3. Повернуто працівником невикористані кошти до каси/на розрахунковий рахунок підприємства: Дт 301/31 – Кт 372