Электронный документооборот как лакмус эффективности госсектора Украины

В этой статье мы рассмотрим вопросы эффективности внедрения электронного документооборота в бюджетных учреждениях: с чего начать, как отследить результат и к чему стоит стремиться государственному сектору в целом.

В мире, где ценность времени растет в геометрической прогрессии, бумажный документооборот становится сдерживает быстрое и прозрачное развития бизнеса и государства.

Бумажная волокита — то, что тормозит работу госучреждений, замедляет процесс коммуникации и не позволяет оптимизировать рабочее время государственных служащих.

В отличие от бумажного, электронный документооборот (е-документооборот) снижает коррупционные риски, увеличивает скорость обмена данными как внутри учреждения, так и с контрагентами, обеспечивает доступ к документам любого срока давности, не требует помещений под архивы и предоставляет десятки других преимуществ.

Электронный документооборот как ресурс

В Постановлении КМУ №55 от 17 января 2018 года "О некоторых вопросах документирования управленческой деятельности", с момента подписания которого прошел уже год, декларируется переход госструктур на электронный документооборот.

"Основная форма делопроизводства в учреждениях осуществляется в электронной форме с применением электронной цифровой подписи, электронной печати и электронной отметки времени…".

Высший орган исполнительной власти начинает изменения "по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена".

И чтобы ускорить такие же изменения в госучреждениях, с января 2019 года не принимает бумажные документы.

Однако реформирование "сверху" предполагает постепенное распространение изменений к "нижним" структурам госуправления, и несмотря на то, что все министерства уже перешли на электронный документооборот, запросы на такие решения для локальных госучреждений все еще можно проследить благодаря тендерам.

Но не все бюджетные учреждения готовы к трансформации и переходу к автоматизированным процессам обработки документов.

Так с чего же начать? Первое, что нужно сделать — убедить сотрудников в необходимости такого нововведения, рассказать, что конкретно изменится в их работе, подготовить персонал к такому переходу как психологически, так и технически.

Люди в госсекторе работают, в основном, долгие годы. Поэтому главная задача — показать, что процесс перехода может будет безболезненным и эффективным.

После внедрения, с течением короткого времени, люди адаптируются, понимают все плюсы, которые дает электронный документооборот, и признают, что результативность их работы повысилась.

Как правило, в сумме экономия времени на выполнении всех операций по обработке документов достигает 60-75%. Это огромный ресурс, который можно направить на выполнение других, более сложных задач, не требующих механического труда.

Э-документация = эффективность

Оптимальным подходом к структуризации документооборота госсектора является применение к нему бизнес-модели. Это то, к чему нужно стремиться.

Ведь государственные органы для эффективной работы должны действовать в системе координат единой для всего рынка. В свою очередь, эта модель предполагает очень взвешенный подход к принятию глобальных решений.

Реальные преимущества использования электронного документооборота, это:

• скорость и эффективность управления документами;
• единое информационное пространство для всех структур — согласованность в работе всех подразделений;
• повышение производительности труда сотрудников благодаря уменьшению затрат времени на обработку документации;
• безопасность: благодаря шифрованию данных документы защищены;
• архив не занимает места, легкодоступен и структурирован;
• доступ к документам из любой точки мира;
• снижение финансовых затрат: электронный документооборот не требует физических носителей данных.

С точки зрения прозрачности и уменьшения коррупционных рисков — это также огромный скачок вперед. Ведь большинство документов, которые обрабатывает государственная структура, должно быть опубликовано на онлайн-портале.

Госучреждение обязано это делать, а с помощью е-документооборота публикация осуществляется проще и быстрее, ведь информация передается автоматически и не требует дополнительных усилий по ее преобразованию в цифровую форму.

По сути электронный документооборот является своеобразной лакмусовой бумагой эффективности изменений в государственном секторе.

А главные задачи при внедрении решения автоматизации документооборота — обеспечение простоты перехода на него и обучение кадров.