Чим ІТ департамент може допомогти бізнесу в кризу

Під час зміни формату роботи, деякі процеси можуть стати неактуальними чи не ефективними. Кризовий час потребує швидких змін.

Протягом карантину сучасне ІТ для багатьох компаній стало справжнім порятунком, дозволивши перевести роботу бізнесу у віддалений режим. Чим ще може допомогти ІТ у кризовий час?

Дашборди та система звітності

Керованість бізнесу та швидкість прийняття управлінських рішень значно підвищуються, якщо ключові показники та їх динаміка зведені в один екран (дашборд) і регулярно в ньому оновлюються.

Є два типи індикаторів, що можуть виводитися на такі дашборди.

Перший – це lagging indicator (індикатори відставання). Цей тип показника вимірює "вихід", результат діяльності. Його дуже легко вимірювати, але досить складно покращувати. Наприклад: дохід, витрати, об'єм продаж, залишок коштів на рахунку, запаси на складах, тому подібне. Типові звіти інформаційних систем зазвичай оперують саме такими показниками.

Другий– це leading indicator (випереджуючі показники). Цей тип показника може передбачити майбутній результат. Такі показники складніше вимірювати, але за їх допомогою легше скерувати бізнес у потрібному напрямку. Наприклад, компанія обслуговує системи кондиціювання замовників і має 48 годин на усунення поломок.

Встигли вирішити інцидент чи ні – це lagging-показник. Але як ви впливаєте на результат? Які дії потрібно вживати?

Наприклад, технічний персонал повинен негайно приступити до роботи, заявка має бути призначена на бригаду з достатньою кваліфікацією і ця бригада не має бути перевантажена іншими завданнями. Це можна трансформувати в такі leading-показники:

• % заявок не взятих до роботи протягом 2 годин

• % відкритих заявок, старіших за 1 день

• % заявок, де виконавець змінювався більше 2 разів

• Середній беклог заявок на бригаду

Відчуваєте наскільки легше менеджменту з такими показниками буде забезпечити усунення поломок у строк, мати задоволеного клієнта і як результат стабільні платежі від нього?

Тому йдіть до бізнесу, розмовляйте з ними які ключові показники їм зараз потрібні та готуйте дашборди. Для CEO – дашборд з його показниками, для департаменту продаж – його дашборд, свої показники у фінансового відділу і т.д.

Якщо у вас ще немає подібної системи. То зараз є велика кількість продуктів з простим впровадженням і невеликою ціною (а в деяких випадках взагалі безкоштовні). Наприклад, Microsoft Power BI, Tableau, QlikView/QlikSense, Google Data Studio та інші.

Також важливо пам'ятати про інформаційну безпеку при впровадженні таких рішень. Бо гарно зроблений дашборд може дуже багато "розповісти" про компанію.

Ефективність роботи людей

В більшості компаній співробітники створюють додаткову вартість. А віддалений режим роботи може суттєво вплинути на ефективність людей.

Для когось за межами офісу складніше підтримувати командну взаємодію, хтось за відсутності прямого контролю починає марнувати робочий час.

Чим може допомогти ІТ?

Системи для спільної діяльності дозволяють робочим групам в одному місті обмінюватися документами, робочими завданнями, вести обговорення, проводити телеконференції і таке інше. Наявність такої системи при віддаленій роботі значно підвищують ефективність командної взаємодії. Кілька продуктів, які відносно легко і швидко можна впровадити:

• Microsoft Teams

• Slack

• Redmine

• Trello

• Jira + Confluence

• інше

В деяких компаніях існує великий прошарок людей, так звані робітники першої лінії, що взаємодіють безпосередньо з клієнтами бізнесу (продавці в залі, офіціанти, касири, кур'єри, інші), але не мають комп’ютера, акаунта в корпоративну мережу, т.д.

В кризовий час інструмент комунікації з такими працівниками і таких працівників між собою може значно допомогти бізнесу. Кілька продуктів мають рішення, щоб "дійти" до особистих смартфонів таких співробітників: Workplace by Facebook, Slack, Microsoft Teams. І що також важливо, значно нижча ціна за такого користувача, ніж за звичайне іт-робоче місце.

Менеджменту також може бути важливим контролювати, щоб час співробітника у віддаленому режимі використовувався ефективно. Щоб і поза периметром корпоративної мережі попередити витік корпоративних даних з пристроїв співробітника.

В цьому можуть допомогти засоби моніторингу робочих комп’ютерів. Наприклад, Октава Кіберзахист для своїх замовників впроваджує продукти Teramind (https://www.teramind.co/)

Оптимізація процесів та нові інструменти

Хороша автоматизація допомагає досягати бізнес-цілі та підвищує керованість бізнесу. Але під час зміни формату роботи, деякі процеси можуть стати неактуальними чи не ефективними. Кризовий час потребує швидких змін.

Візьміть 2-3 ключових процеси, що допомагають компанії заробляти гроші. Проаналізуйте їх. Чи виконуються вони в ті ж нормативні терміни, чи може деякі стадії стали виконуватись значно довше? Які в процесах є вузькі місця?

Логи з існуючих інформаційних систем можуть суттєво полегшити проведення такого аналізу. Подумайте, якими засобами автоматизації ви можете "розшити" ці вузькі місця. І йдіть з пропозиціями по оптимізації до бізнесу, що є "хазяїном" цього процесу.

Може так бути, що реалізація таких змін, чи нових процесів в існуючих системах, потребує коштів, які зараз не можуть бути виділені.

Спробуйте реалізувати зміни за допомогою Канбан. Розроблена Тойотою, ця система організації роботи не потребує великих інвестицій для її запуску. Зараз також є електронні Канбан-дошки, наприклад Microsoft Planner чи безкоштовний Trello, які дозволяють запустити процеси по Канбан в лічені дні.

І на завершення. Спілкуйтесь с бізнесом, чуйте його потреби та пропонуйте рішення. ІТ це не лише електронна пошта та доступ до інтернет. Проактивна робота ІТ департаменту та його технології можуть суттєво допомогти бізнесу в кризовий час.