Закупівельник-супергерой: як провести ефективні переговори

Правильно підготуватися і провести ефективні переговори з постачальниками – це надважливе вміння для кожного закупівельника, особливо зараз, коли грамотна оптимізація закупівель може врятувати людей від скорочень і допомогти всій організації пройти кризу.

"By failing to prepare, you are preparing to fail"

Benjamin Franklin

Правильно підготуватися і провести ефективні переговори з постачальниками – це надважливе вміння для кожного закупівельника, особливо зараз, коли грамотна оптимізація закупівель може врятувати людей від скорочень і допомогти всій організації пройти кризу.

Планування і підготовка до переговорів складаються з двох головних етапів:

1. Розробка переговорної позиції на основі попереднього аналізу ринку та категорійної стратегії.
2. Розробка story-line та сценаріїв поведінки.

Оскільки закупівельники при оптимізації витрат підприємства мають домовитися про мінімально можливу ціну або відтермінування оплат на період карантину, а постачальники, зі свого боку, зацікавлені у збереженні вихідних цін і обсягів замовлень, до таких переговорів слід ретельно готуватися, продумуючи кожний можливий результат - як найгірший, так і найкращий.

Продумайте кожний свій меседж залежно від відповіді вашого постачальника, а перед зустріччю домовтеся з кожним учасником перемовин з вашого боку - хто, про що і в якому порядку говорить, як відповідає залежно від ходу зустрічі.

Важливий крок - це візуалізація співрозмовника. Якщо не знаєте людину особисто, зберіть інформацію щодо її віку, соціального, сімейного, фінансового статусу, звичок, уподобань, характеру.

За можливості, знайдіть фото, і починайте репетицію переговорів, звертаючись до цього візуалізованого образу. Говоріть, дивлячись у вічі.

Намагайтесь передбачити, як людина відреагує на вашу ключову інформацію. Так ви будете готові до переговорів, зокрема психологічно.

Слід враховувати, що через нинішню невизначеність переговори є стресом як для покупця, тобто закупівельника, так і для продавця, тобто постачальника.

Найкращий результат для закупівельника - домовитися про мінімальну можливу ціну, або про можливість не платити за послуги, які стали не актуальними на час карантину (це стосується, до прикладу, оренди офісу, який на час карантину є пустим) або про відстрочку платежів до кращих часів.

Водночас постачальник, щоб зберегти робочі місця співробітників і вистояти під час кризи, зацікавлений у збереженні максимально можливих надходжень навіть у випадку, якщо не може об'єктивно виконати умови договору і забезпечити прописані обсяги і терміни постачань.

Звичайно, за контрактом можна посилатися на форс-мажор, але слід пам'ятати, що криза мине, а зруйнована репутація не відновиться.

Тому при підготовці до переговорів слід враховувати не тільки короткострокові цілі, а й довгострокову перспективу, аналізувати ринок, категорійні стратегії, стратегію організації, мету і сценарії бесіди.

Під час підготовки до переговорів проаналізуйте ринок як глобальний, так і внутрішній, щоб зрозуміти тренди та чи існує належна заміна вашого постачальника. На переговорах намагайтеся зрозуміти, яка позиція у вас і вашого співрозмовника - сильна чи слабка? Хто він у цій ситуації - партнер чи опонент?

Позиції постачальника і закупівельника слід порівнювати при підготовці мінімального і максимального з можливих сценаріїв переговорів.

До прикладу, якщо внаслідок аналізу ринку стає зрозуміло, що у вас, як закупівельника, сильна позиція (велика доля ринку покупців, а у постачальника відносно мала доля ринку серед багатьох конкурентів), можете максимально використовувати наявність і зростання конкуренції між постачальниками.

Коли володітимете інформацією, наприклад, про недавні проблемні контракти постачальника, та цифрами, наприклад, щодо динаміки собівартості складових продукції та/або послуг постачальника, можете проводити переговори з позиції сили.

Якщо постачальник є пріоритетним для вас, і він це розуміє, і так само добре підготується до переговорів, проаналізувавши ринок і знайшовши нові можливості, спробуйте під час переговорів шукати разом з ним нові синергії і спільні стратегічні переваги від подальшої співпраці.

Також, розуміючи, що нинішня криза зачіпає як закупівельника, так і постачальника, Ви можете з позиції партнерів домовитися про спрощення управління витратами, зменшення витрат часу і робочої сили (наприклад, на паперові звіти і переведення в онлайн).

Таким чином, у вас з'явиться більше ресурсів на пошук ефективних рішень на основі аналізу даних.

Ще один сценарій - це перегляд або зменшення попиту. Для закупівельника він може бути як вигідним, так і ні - залежно від категорійних стратегій, ранжування важливості постачальника і товарів чи послуг, які він постачає.

Отже, після побудови загального розуміння ринку, аналізу внутрішнього і глобального ринків, у цей турбулентний час потрібно побудувати постійну комунікацію з представниками ринку.

Варто розуміти, що усіх гравців більш за все лякає відсутність інформації. Тому переговори, з будь-якою переговорною пропозицією для постачальників - це кращий варіант, ніж відсутність інформації.

Оскільки у кризовій ситуації опинилися усі гравці, потрібно будувати переговори з постачальниками не як з опонентами, а як з партнерами, у яких, як і у вас, однакова задача - пройти цю кризу.

Тому насамперед пріоритизуйте постачальників. Складіть перелік з постачальників та виробників. Напишіть довгостроковий перелік інтерв'ю та переговорів, які можна ефективно проводити онлайн завдяки ІТ-інструментам. Та побудуйте платформу для обміну інформацією.

Головні кроки при побудові сценаріїв поведінки на переговорах:

1. Детально пропишіть логістику (місце, час, перерви)
2. Створіть приблизний портрет співрозмовника, його цілі
3. Випишіть основні тези, створіть базовий storyline
4. Змоделюйте попередній сценарій переговорів, візуалізуйте перебіг та стиль переговорів
5. Продумайте можливі альтернативні сценарії розвитку подій, вашу реакцію
6. Відрепетируйте висловлювання основних тез, налаштуйтесь ментально

При цьому керуйтеся ключовими принципами:

1. Зробіть основний акцент на спільних цілях, розкажіть про вигоди від угоди та Вашої переговорної пропозиції
2. Намагайтеся шукати компроміси, задавайте уточнюючі питання, практикуйте активне слухання;
3. Використовуйте факти (сторілайн), ранжуйте аргументи за силою, починайте зі слабких і закінчуйте сильними

Пам'ятайте, що зараз від підготовки закупівельника залежить конкурентоспроможність організації та її спроможність вийти з кризи. Тому не нехтуйте жодним пунктом підготовки до переговорів - як аналітичним блоком, так і психологічною і моральною підготовкою.

Звичайно, зараз нестандартний формат проведення переговорів із використанням таких програм як Zoom або Skype, може додати невпевненості.

Тому раджу також прорепетирувати і технічну сторону проведення переговорів - освоїти необхідні програми, навчитися управляти та адмініструвати онлайн-конференції.

Ці моменти також впливають на успіх, тому попросіть колег чи членів сім'ї допомогти вам, потренуйтесь, і вас чекатиме позитивний результат.