Как JTI Украина отправила более 400 сотрудников работать из дома

Как нам удалось перевести более 400 сотрудников на удаленный режим работы как по щелчку и сохранить бизнес-процессы на том же уровне?

Для нас в JTI Украина удаленная работа не была чем то новым: 4 дня в месяц наши сотрудники могли и раньше работать из дома, если характер их работы это позволяет.

Сейчас же мы работаем 5 дней в неделю дома и, судя по результатам, эффективность работы ничуть не пострадала.

Как нам удалось перевести более 400 сотрудников на удаленный режим работы как по щелчку и сохранить бизнес-процессы на том же уровне?

Секрет в том, что нужно всегда быть готовым

Почти 2 года назад мы разработали план общеорганизационного управления рисками (Enterprise Risk Management) для того, чтобы в случае кризиса смягчить его последствия и предотвратить возможные убытки.

Он помогает определить возможные риски, связанные с финансовыми показателями, стратегией, ассортиментом продукции или поведением партнеров.

Дополнительно мы разработали план обеспечения бесперебойного функционирования (Business Continuity Plan) на случай недоступности главного офиса и приостановки работы всей организации или важных бизнес-процессов.

Благодаря этому, компания сейчас смогла спокойно и без происшествий организовать удаленную работу для всех сотрудников в короткие сроки.

Тестовый день

Еще до начала карантина мы на один день отправили всех сотрудников на работу из дома. Ведь несмотря на предварительную подготовку и внедрение Microsoft Teams, нужно было проверить, как работают глобальные системы и, что самое важное, насколько люди готовы к такому формату работы. Так мы проверили доступны ли все корпоративные ресурсы, все ли программы работают и с какими техническими трудностями сталкиваются сотрудники работая вне офиса.

Дополнительные меры

Мы отказались от серверной инфраструктуры, отдав приоритет облачным решениям – они безопасны и просты для использования.

И, самое важное – функционал облачных сервисов позволяет получить доступ к данным независимо от того, где находится сотрудник.

Наши компьютеры всегда защищены антивирусом в комбинации с файрволлом. Но при работе в удаленном режиме могут возникнуть дополнительные угрозы.

Работа с корпоративным программным обеспечением и в корпоративной сети гарантирует безопасность, чего нельзя сказать про наши домашние сети.

Наши корпоративные системы безопасности мониторят весь входящий и исходящий трафик и если замечают признаки потенциально вредоносного кода, то автоматически блокируют его.

К тому же наши облачные решения защищены сертификатами, технологиями единого входа (Single Sign On).

С их помощью пользователю нужно только один раз ввести логин, пароль и сразу получить доступ ко всем нужным сервисам, что избавляет его от многократного ввода данных своей учётной записи.

Для решения проблем отсутствия стабильного подключения к интернету, наши сотрудники могут подключаться к мобильному 4G интернету выбирая оператора с лучшим покрытием в месте, где они работают.

Что осталось в оффлайне

Есть процессы, которые нам не до конца удалось перенести в онлайн. Мы запустили электронный документооборот в компании, но, к сожалению, не все подрядчики смогли также подготовиться к удаленной работе.

Поэтому с частью подрядчиков приходится до сих пор обмениваться бумажными документами.

Еще один из таких случаев связанный с работой наших торговых представителей, которые не могут полностью перейти на работу из дома.

Мы разработали ряд диджитал инструментов для оптимизации их работы. Например сервис, который позволяет убедиться в наличии товара на полке по фотографии.

Это решение также включает чат-бот, который позволяет уменьшить длительность телефонных звонков с торговыми партнерами и сэкономить время как наших сотрудников, так и сотрудников торговых точек.

Многие из наших цифровых инструментов не так активно использовались ранее или только начинали запускаться, поэтому не были готовы к полной эксплуатации, когда их потребность возросла.

Но в нынешних условиях мы ускорили процесс внедрения цифровых решений и продолжаем работу над разработкой новых.

Физическое присутствие сотрудника требуется при поломке техники, которую он использует для работы, или при необходимости получения дополнительных к нему аксессуаров.

Для этого мы согласовали график работы IT специалистов в офисе, чтобы сотрудники могли получить тот сервис, который нельзя предоставить удаленно.

Еще пару месяцев назад мы не думали, что нам придется привыкать к новому стилю жизни и тем более не представляли, каким он будет.

Но у нас в JTI всегда есть запасной план, так что мы готовы к любым изменениям.