Як вибрати систему електронного документообігу

Універсальної відповіді на це питання немає, але це не означає, що правильний вибір зробити неможливо. Програмне рішення для електронного документообігу (далі ЕДО) необхідно вибирати виходячи з потреб конкретного підприємства і можливостей самої системи.

На українському ринку представлено безліч систем зовнішнього електронного документообігу. У них різні можливості і різний функціонал. Ціни теж різні. Є безкоштовні сервіси з мінімальним набором функцій, але переважна більшість надають свої послуги за гроші.

Якщо ви ФОП або юридична особа з невеликим оборотом документів, має сенс скористатися безкоштовною системою ЕДО або знайти ту, в якій можна безкоштовно підписувати обмежене число документів у визначений період часу.

Тарифи на платні пакети послуг найчастіше залежать від кількість підписаних документів в місяць або рік. Ціни у всіх провайдерів різні, але в середньому — це близько однієї гривні за підписаний документ.

Практично всі провайдери сервісів ЕДО надають безкоштовний пробний період, під час якого можна оцінити всі переваги та недоліки. Ви можете спробувати одночасно працювати відразу в декількох системах ЕДО і вирішити, яка з них вам більше підходить.

Сумісність

Більшість систем зовнішнього ЕДО — це веб-рішення. Робота в них йде через браузер і встановлювати додатковий софт на пристрій не треба. Це полегшує життя користувачам — працювати з документами можна через браузер, звідки завгодно, а не тільки за офісним ПК.

У людей, які тільки починають знайомство з принципами роботи систем ЕДО, часто виникає питання: а що якщо я користуюся однією системою ЕДО, а мій контрагент — іншою, або він взагалі все ще працює з паперовими документами? Це не проблема.

Коли ви обмінюєтеся документами з партнером, який використовує таке-ж програмне рішення, всі комунікації та документообіг відбуваються в всередині однієї системи ЕДО. Обговорення, узгодження, відправка, підписання — всі дії з документами контрагенти здійснюють не виходячи зі своїх особистих кабінетів користувачів.

Якщо ж у вашого партнера інша система ЕДО або її зовсім немає, ви відправляєте йому посилання на підписаний вами документ з вашого веб-додатку ЕДО.

Клікнувши на посилання, контрагент зможе увійти в вашу систему ЕДО, ознайомитися з документом, перевірити і потім підписати його зі свого боку. Після цього він зможе вивантажити підписаний документ з системи і зберегти у себе на смартфоні або комп'ютері.

Таким чином, у нього і у вас зберігаються оригінали юридично значущого документа. Ваш контрагент не заплатить за підписання ні копійки. Все, що йому потрібно — це кваліфікований електронний підпис.

Далі розглянемо основні параметри і функції, на які слід звернути увагу при виборі системи ЕДО.

Зручність і простота інтерфейсу

Зрозуміло, інтерфейси програм від різних розробників можуть сильно відрізнятися. У деяких системах, таких як Paperless, є тільки базові функції. Наприклад: завантажити заздалегідь створений документ в форматі PDF, підписати його та відправити контрагенту.

Інші системи пропонують більш широкі можливості. Відповідно, меню у них теж може відрізнятися. Однак, базові функції — одні.

Якщо за півгодини у вас не вийшло розібратися з основними функціях системи — варто спробувати іншу. Звичайно, щоб вникнути в усі тонкощі потрібно набагато більше часу і інструкція, але основні принципи роботи повинні бути зрозумілі за пару десятків хвилин.

Адміністративна панель

Вона повинна бути інтуїтивно зрозуміла і зручна. З її допомогою повинно бути легко налаштовувати систему виходячи з ваших потреб. Це особливо важливо для середніх і великих компаній.

Повинна бути передбачена можливість створення структури департаментів підприємства, настройка маршрутизації документів, розподіл ролей співробітників і так далі.

Підтримка всіх видів електронного підпису

Бажано, щоб система підтримувала всі види електронного підпису, які випускають Кваліфіковані постачальники електронних довірчих послуг України. Це може бути традиційний кваліфікований цифровий підпис, який зберігається на флешці, або Mobile Id від оператора мобільного зв'язку, який записується на SIM-карту телефону.

Слід також звернути увагу на те, як здійснюється вхід в систему. Найчастіше — за допомогою логіна і пароля, але в деяких рішеннях, можлива реєстрація і вхід в систему за допомогою КЕП. Так забезпечується двухфакторна автентифікація користувача, що істотно підвищує рівень кібербезпеки.

Пакетне підписання

Іноді буває необхідно підписати велику кількість документів не ознайомлюючись із вмістом кожного з них. Це можуть бути документи з дрібними сумами або рутинні і стандартні. Навіть в самій зручній системі ЕДО підписувати їх один за іншим довго і безглуздо. Так що наявність можливості пакетного підписання буде плюсом. Завантажили 1000 документів і підписали всі разом.

Порядок узгодження

Можливість вибору між паралельним і послідовним узгодженням документів може бути важлива, якщо для середніх і великих компаній. Паралельне узгодження — це коли різні відповідальні особи компанії можуть працювати з одним документом одночасно. Послідовне узгодження — це узгодження по черзі.

Наприклад, поки перша інстанція не затвердила документ, друга не витрачає час на роботу з ним. Вона займеться документом тільки після того, як він буде узгоджений попередньою інстанцією.

Наявність в системі чату

Чат в системі ЕДО необхідний для спільної роботи з документами. Спілкуватися в чаті можна як з контрагентами, так і з співробітниками вашої компанії. Зрозуміло, можна використовувати для цього пошту або телефон, але зручніше робити це прямо в системі документообігу.

Зручно організований архів

В системі повинен бути зручно реалізований архів, з можливістю сортування, фільтрації та пошуку документів за атрибутами, реквізитами, сумами та іншими параметрами.

Мобільний додаток

Системи зовнішнього ЕДО — це веб-рішення. Робота в них відбувається в браузері, але наявність додатка для смартфона і планшета буде плюсом. Працювати в додатку простіше і зручніше, ніж в браузері.

Онсайт/онлайн версії системи ЕДО

Наявність онсайт версії системи — це те, що може зацікавити великий бізнес. Онлайн система універсальна і працює "з коробки". Онсайт система може бути розгорнута на сервері клієнта, її можна кастомізувати, додавати нові функції і навіть забрендувати.

Як приклад можна привести систему зовнішнього ЕДО DocsET Міністерства інфраструктури України. Це — рішення документообігу, розроблене виходячи з потреб галузі. Воно було створено на основі системи ЕДО Deals.

Розробник оригінального рішення надав свій продукт як white label і кастомізував його виходячи з потреб підприємств галузі.

Можливість інтеграції

Це особливо важливо для великого і середнього бізнесу. Система зовнішнього ЕДО повинна легко інтегруватися з іншими системами автоматизації бізнес-процесів компанії. Тоді інформація з різних систем документообігу та обліку підприємства буде легко передаватися з однієї в іншу.

Безпека

Безпека системи часто залежить від платформи, на якій вона була розроблена. Якщо рівень її захисту відповідає національним стандартам Г2, то систему можна вважати надійною. Крім того, існують компанії, які спеціалізуються на перевірці програмного забезпечення на вразливість.

Так звані "білі хакери", які проводять penetration test — спробу злому системи за різноманітними сценаріями хакерських атак. Якщо вендор системи ЕДО може пред'явити документ про успішне проходження подібного тесту - його продукт вартий уваги. Відповідність вимогам GDPR теж плюс.