Закупівлі як механізм посткризових змін у 2021 році

Закупівельники всього світу підбивають підсумки складного 2020-го року та будують свою стратегію на наступний рік. Врахуйте наведені уроки та основні тренди у сфері.

Закупівлі є базисом в управлінні кризовими ситуаціями в компаніях та відіграли для них важливу роль у пом'якшенні негативного впливу пандемії.

Зараз, коли бізнеси готуються до довгострокового впливу кризи, їм необхідна чітка зміна підходу до визначення ролі закупівель у своїй стратегії.

Відколи пандемія COVID-19 почала вражати світ, закупівельники майже кожної компанії переглядають свої підходи до управління ризиками поставок. Для розуміння, як закупівельники відреагували на пандемію, консалтингова компанія Kearney опитала 100+ керівників закупівельної ланки з різних сфер діяльності по всьому світу.

Розглянувши це дослідження, можна винести для себе кілька уроків.

Урок 1. Насамперед, закупівельники повинні грати активну роль: 70% респондентів цього опитування підтвердили, що закупівельники належать до антикризових центрів компаній. Коли цієї весни ми побачили різноманітні обмеження, у передових компаніях формувалися антикризові центри, які швидко ухвалювали рішення і до яких залучали представників різних відділів цих компаній. Київська школа економіки не є великою компанією з точки зору глобального ринку, але навіть у нас був такий центр, де ухвалювали швидкі рішення щодо того, чи ведемо ми перемовини з нашими орендодавцями; чи змінюємо вартість оренди та навчання; яким чином трансформуємо наші видатки; чи залишаємо існуючий рівень оплати нашим працівникам чи ні.

Урок 2. Закупівельникам радять укріплювати власні позиції на довгострокову перспективу. Це означає пропонувати топ-менеджменту інвестувати саме в систему управління ризиками поставок. Зараз ми відчули, як ніколи, наскільки ми залежимо від доброї співпраці з постачальниками, від того, яким чином ми спрогнозували нашу роботу у подібних кризових ситуаціях.

90% опитаних СРО підтвердили, що їхній топ-менеджмент готовий інвестувати у систему управління ризиками поставок і готовий підтримати рішення для того, щоб розбудовувати цю систему всередині компанії.

Урок 3. Розробка поліпшеної стратегії. Лише 34% опитаних компаній підтвердили, що вони мають визначену стратегію, яка динамічно пристосовується до зовнішніх факторів і до внутрішнього попиту, тобто попиту внутрішніх ініціаторів. У цьому разі, звичайно, в Україні не всі мають таку стратегію, а тим паче, настільки гнучко адаптивну. Тому звертайте увагу, дуже важливо сформувати стратегію з управління ризиками постачання.

Урок 4. Цей вектор пов'язаний з інструментами, якими ми можемо скористатися, коли намагаємося ці ризики перебоїв з постачанням попередити та подолати. Це може бути управління фінансовими ризиками, видимість (прозорість) ланцюга постачання, постійний аналіз впливу ризиків на вашу діяльність, різноманітні сценарії, подвійне постачання та інше.

Я впевнена, що хоча б один із цих інструментів ви застосовуєте у вашій діяльності. 57% респондентів опитування підтвердили, що вони використовують один або декілька таких інструментів.

Для посилення закупівельного відділу та впровадження змін необхідно заручитися підтримкою топ-менеджменту всередині компанії, потрібно продемонструвати, наскільки важливі закупівельники. Зазвичай більшість компаній бачить цінність закупівель лише в тому, щоб зменшити витрати. Але це досить маленький шматочок роботи, на яку впливають закупівлі.

86% респондентів опитування підтвердили, що вони ілюструють цінність закупівельників через вплив на оборотний капітал компанії та умови оплати. Важливим є рівень обслуговування та якість, тобто яким чином ви постачаєте, наскільки ваші ініціатори задоволені тим товаром/послугою, які ви придбали.

Наступне - це загальна вартість володіння товаром з утилізацією, ремонтом та іншим. Швидкість виходу на ринок та інновації - тут є велика синергія закупівельників безпосередньо з функціями, які пов'язані з маркетингом та виробництвом. Ну і, звичайно, це реакція на нові потреби клієнтів.

Тобто зараз ми бачимо, що закупівельники в компаніях - дуже важливі люди, від них залежало і залежить, наскільки просунуться КРІ інших департаментів. І, звичайно, гнучкість закупівельників, їхня реакція на внутрішній попит компанії є також дуже важливою цінністю.

Куди рухаються закупівлі в світі?

Якщо ми говоримо з точки зору людей, які працюють у цій сфері, то за нинішніх темпів впровадження штучного інтелекту та різноманітних автоматизованих систем, ми бачимо, що 60-70% наявних простих завдань будуть автоматизовані протягом наступних 3 років. Йдеться про вивішування заявок, адміністрування документообігу - це все буде автоматизовано.

На відміну від інших корпоративних технологій, які застосовують для поліпшення ситуації в компанії, автоматизація надає одразу швидкі перемоги керівництву, тому це дуже привабливий інструмент для того, щоб показувати наглядовим радам або незалежним експертам, яким чином розвивається компанія та які результати вона приносить.

Зараз дуже часто активно використовують штучний інтелект, який впроваджується як в різноманітні продукти на ринку, так і у внутрішні системи закупівельників. Є приклади, коли у нас з'являються хелп-дески для постачальників, щоб відповідати на часті запитання або контролювати процеси з оплат.

Також деякі компанії впроваджують штучний інтелект в ІТ-екосистему компанії, що дає можливість безпосередньо робити замовлення на дуже прості товари ініціатором без закупівельника і одразу пов'язувати його з постачальником. Це такий внутрішній електронний каталог товарів та послуг для компанії.

Тобто ініціатор одразу надсилає заявку до постачальника і відбувається процес оплати, відслідковується статус постачання.

Закупівельник у цьому разі виконує саме стратегічну роль, він робить цю систему зручною для внутрішніх клієнтів та для постачальників, він верифікує цих постачальників. Тобто в цій базі будуть лише ті постачальники, які пройшли відбір за різноманітними критеріями, які будуть доцільні для цього товару.

Також, закупівельник контролює, щоб логіка закупівель відповідала принципам компанії (зелені еко-закупівлі, гендерна рівність, недопущення дитячої праці та інші аспекти).

Здебільшого закупівельники вороже налаштовані до процесу діджиталізації сфери, але даремно! Саме завдяки автоматизації закупівельник звільняється від низьковартісної монотонної роботи і відкриває для себе вектор для розвитку більш стратегічних якостей. Закупівельники мають можливість бути не просто "постачальниками" для колег, а взяти на себе стратегічно важливу функцію, допомагати розвиватися своїй компанії шляхом побудови та постійного розвитку ефективної автоматизованої закупівельної екосистеми.

Нині закупівельники всього світу підбивають підсумки складного 2020-го року та будують свою стратегію на наступний рік. Врахуйте наведені вище уроки цього року та основні тренди у сфері - і ваша стратегія буде максимально точно відповідатиме майбутнім викликам та завданням!