Як зробити цифрову трансформацію служби закупівель

Зниження витрат за умов автоматизації процесів закупівель та використання бізнес аналітики – один з ключових пріоритетів цифрової трансформації.

Які технологічні рішення для автоматизації процесів закупівель уже є в Україні і світі, які проблеми вони дозволяють вирішити та на які підводні камені необхідно звернути увагу перед впровадженням тієї чи іншої технології у вашій організації?

За нашими підрахунками, на сьогодні у світі існує щонайменше 236 технологічних рішень для закупівель різного рівня можливостей.

Ті організації, які прийняли рішення про вибір того чи іншого інструменту, насправді використовують його до 50-60% від функціонального потенціалу.

Основним питанням для нас як для керівників функції, власне, є не вибір найкращого інструменту, а скоріше вибір оптимального продукту під потреби бізнесу та під узгоджені стратегії подальшого покращення.

Тому порада №1 з цифрової трансформації функції закупівель вашої організації – спочатку визначіть, які процеси ви хочете автоматизувати і перевести на технології.

Визначення правильної карти всіх закупівельних процесів згідно з вашими політиками та регламентами є кропітким, але надзвичайно важливим першим кроком.

Для спрощення своєї роботи керівники можуть посилатися на різні описові моделі процесів від провідних міжнародних компаній.

Згідно з визначенням компанії Accenture, наприклад, закупівельні процеси включають:

1. Стратегію, планування, аналітику (аналіз витрат, управління категоріями, відстеження added-value).
2. Блок процесів від тендеру до контракту (управління постачальниками, управління тендерами, управління контрактами).
3. Процеси від замовлення до проплати (управління даними, операційні закупівлі, опрацювання рахунків та проплат).

Згідно з McKinsey, треба аналізувати витрати по категоріям, забезпечити критерії відбору постачальників та провести переговори, забезпечити управління внутрішніми заявками, визначити природу витрат усередині організації, забезпечити проплати постачальникам і повторювати цикл знову.

Іншим прикладом є державна сервісна організація Австрії BUNDESBESCHAFFUNG AT, яка проводить закупівлі для державних підприємств. У цієї організації є циклічна модель закупівельних процесів, яка включає ті ж елементи.

Порада №2 – не обов'язково дивитися за кордон на американські та європейські технології, адже Україна достойно представлена в плані технологічних рішень для оптимізації процесів закупівель.

Цьому сприяли розвиток законодавства з публічних закупівель та Prozorro. Такі компанії з їхніми технологічними рішеннями, як APS Smart, IT Enterprise, Smart Tender, Zakupki.Prom.Ua, E-Tender, Nectain – це український продукт.

Пропонуємо вашій увазі короткий огляд таких вітчизняних цифрових рішень.

1. IT Enterprisе – український флагман у побудові інтегрованих ERP систем. У рішенні IT Enterprise закупівлі є складовою частиною, яка забезпечує повний функціонал усіх елементів закупівельних процесів.

У цій системі ви можете проводити замовлення та тендери, тут є можливості оптимізації ваших закупівельних процесів через автоматичне генерування заявок. Також у цій системі є можливість створювати внутрішні каталоги, завдяки яким можна управляти складними закупівлями малої вартості.

2. APS Smart – інтегрований з наявними в організації ERP системами модульний конструктор, що покриває закупівельний цикл. Фокус цього рішення саме на закупівлях – від бюджетної фази та планування закупівель до розміщення регулярних замовлень та аналітики, яка покриває управління ризиками.

Основні переваги: охоплює повний процес закупівель, при цьому дозволяє вибірковий набір модулів; конвертація даних між циклами (заявка у тендер); автоматизована критеріально-бальна система оцінки пропозицій для прийняття рішення по тендеру (пропонується ідеальне рішення).

3. E-Tender – рішення, яке включає три основні елементи: управління заявками, управління тендерами та управління контрактами. Можлива інтеграція з внутрішніми системами обліку та документообігу.

Також у цієї компанії є спроби адресувати не тільки функціонал, але і зручність роботи для кінцевих споживачів. Наприклад, менеджери можуть затверджувати заявки зі своїх мобільних телефонів та інших носіїв, що значно полегшує і пришвидшує прийняття рішень.

Компанія працює над тим, щоб розширити функціонал цієї системи по набору модулів.

Порада №3 – автоматизуйте дріб’язкові витрати, адміністрування яких у багатьох компаній забирає до 80% ресурсу.

Найбільшим викликом у нашій повсякденній роботі є те, що ми розуміємо, що основний фокус нашої організації має бути в категоріях та з постачальниками, частка яких у загальних витратах складає 80%, але в зв’язку з великим адміністративним навантаженням традиційних процесів до 60–80% відсотків нашого ресурсу витрачається на термінових закупівлях малої вартості.

Цей стратегічний виклик може вирішити технологія європейської компанії Mercateo, де web-based каталоги постачальників з'єднуються єдиною ефективною прошивкою з внутрішніми системами.

Фактично через таке рішення у вас є можливість управляти каталогами ваших постачальників, не виходячи на вулицю.

Порада №4 – перед вибором будь-якого цифрового рішення потрібно оцінити, де ми є, чого хочемо, які плюси та мінуси кожної системи та підготувати бізнес-кейс.

На етапі аналізу та вибору визначте реальні бізнес-потреби або больові точки, залучайте до відбору кінцевих користувачів, отримайте зворотній зв'язок від клієнтів інструменту та оцініть загальну вартість володіння.

На етапі впровадження застосовуйте принцип покроковості проти перфектності, пробуйте та вивчайте рішення на невеликому об'ємі.

На етапі розширення функціоналу перевірте інтеграцію з іншими частинами бізнесу та переконайтеся у відсутності конфліктів, врахуйте бізнес потреби та шукайте інтуїтивні інтерфейси.

Прискіпливо аналізуйте, приміряйте та вдосконалюйте цифрові рішення.

Порада №5 – не зволікайте!

Коронавірусна криза показала, що цифрові трансформації бізнес-процесів перестали бути опцією кращих, та стали критичним важелем продовження та вдосконалення бізнес-моделей підприємств, не залежно від їх розміру, складності та географії діяльності.

До 40% всіх процесів у закупівлях можуть бути повністю автоматизовані вже сьогодні, виходячи з наявних технологічних можливостей та досягнень на ринку.

Ця цифра може подвоїтися протягом наступних двох років.

Зволікати не можна, варто ініціювати та втілювати технологічні ріщення для збільшення операційної ефективності наших організацій і вивільнений ресурс реінвестувати в активності та проекти з більшою доданою вартістю!

Автор: Олександр Водотика, керівник служби закупівель та постачання Центральна Європа, Австрія, Угорщина Кока-Кола Хеленік, МВА, експерт стратегічних трансформацій, засновник професійної платформи #ПрактикиДляПрактиків

Співавторка: Зоя Чечуліна, експертка з закупівель, управління ризиками та комплаєнсу, викладачка Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки, співзасновницею професійної платформи #ПрактикиДляПрактиків