Міфи, що шкодять підприємцям: Чи можна збудувати ERP-систему на базі бухгалтерських програм

Ключова риса ERP-систем, що відрізняє їх від споріднених: бухгалтерських і CRM-платформ, – це можливість планування ресурсів підприємства. Втім, у бізнес-ком'юніті досі популярна ідея про те, що ERP можна збудувати на базі будь-якого конструктора. Наприклад, підсанкційної 1С або її легальних аналогів.

Проаналізуємо кілька міфів, що вводять в оману підприємців.

Міф 1: 1С/BAS – універсальний конструктор для управління бізнесом

Дослідження показують: що вищий рівень кастомізації (DOC – degree of customization), то вище ризики зниження успішності впровадження: зростання вартості підтримки, проблеми з оновленнями й технічним боргом.

Спроба побудувати ERP на базі 1С схожа на будівництво літака з цегли. Можливості цеглин у якості базових елементів обмежені будівництвом будинків, а для літаків вони не підходять.

Так і 1С є зручним універсальним конструктором для облікових рішень, але майже непридатним для ERP, навіть якщо деякі конфігурації носять таку назву.

Ілюзія безмежних можливостей тримається на здатності типових конфігурацій легко кастомізуватися під клієнта. Насправді ж для створення працюючої конфігурації з повним обліком і контролем цілісності даних потрібні тисячі людино-годин кваліфікованих програмістів.

Навіть цього не завжди достатньо. Наприклад, щоб повноцінно контролювати всі партії, що утворюються під час виробництва або на складі, їх потрібно зберігати як окремі об'єкти – а в базовій конфігурації такої опції немає.

Облік партій у 1С зазвичай намагаються реалізувати через структуру "Довідника", яка має власні поля, ієрархії, реквізити та форми. Але цей механізм створений для опису довідкових даних, а не для високочастотних виробничих операцій. Для обліку виробництва, де рахунок іде на сотні тисяч записів щодо планування, фактичних витрат матеріалів, вартості партій та їхніх переміщень це критично: у певний момент система починає перевантажуватися.

Теоретично можна створити спеціалізовані "цеглини" й навчити алгоритми працювати з ними, але це вже рівень глибокої переробки самої платформи, а не просто конфігурації, і це виходить далеко за рамки типової 1С:ERP.

Міф 2: 1С/BAS дозволяє вести облік у реальному часі навіть за відсутності первинних документів

Найбільш поширеним підходом у фінансовому обліку є алгоритм, за яким кожен документ автоматично формує подвійну проводку. Це спрощує контроль за фінансами у системах будь-якої складності, гарантує цілісність даних але водночас жорстко прив'язує рух активів до первинних документів і позбавляє можливості вести облік у реальному часі.

Деякі конфігурації намагаються імітувати облік у реальному часі.

Часто згадують ордерну схему, яка формально відокремлює рухи від первинних документів і фінансового обліку, але на практиці робить систему або надмірно складною, або такою, що втрачає контроль за фінансами – фактично непридатною до контролю за активами підприємства.

Сучасні варіанти 1С:ERP виглядають більш перспективними: складські рухи фіксуються протягом періоду, а вартість визначається після його закриття. Проте відсутність детального партійного обліку не дозволяє автоматично виконувати навіть прості виробничі та складські операції – облік відходів, розкрій матеріалів, заміну матеріалів у процесі виробництва чи списання браку. Це фактично унеможливлює повноцінне використання таких систем у якості ERP навіть для малого бізнесу.

Кожен, хто має практичний досвід управлінського обліку, стикався із ситуацією, коли товар фактично прибув на склад 30 числа, а прибуткову накладну оформили вже 1 числа наступного місяця. У таких "ERP-системах" інтереси управлінського обліку закономірно відсуваються на другий план заради правильного нарахування податків – логічно з точки зору бухгалтерії, але це повністю руйнує логіку контролю залишків на складі.

Міф 3: На базі 1С/BAS можна повноцінно планувати ресурси підприємства

Планування часто сприймається як створення переліку задач на звітний період.

Але реальне планування в сенсі ERP – це не лише список бажань, а механізм узгодження виробничих, матеріальних, фінансових та кадрових ресурсів. Воно має забезпечувати порівняння плану з фактом у реальному часі, сигналізувати про відхилення й дозволяти оперативно ухвалювати рішення.

У системах на базі 1С рух фінансів зазвичай фіксується в бухгалтерських регістрах, пов'язаних із планом рахунків, тоді як управлінський облік використовує власні регістри накопичення. Поєднання цих двох контурів відбувається лише через складні процедури мапінгу (зіставлення) та тільки після отримання первинних документів, що робить процес повільним і складним у підтримці, тому на практиці він майже не застосовується в реальному часі.

У результаті замість повноцінного Планування ресурсів підприємства – ERP із можливістю порівняння план-факт система перетворюється на електронний журнал завдань у форматі статей управлінського обліку, тоді як бухгалтерський контур існує окремо в площині плану рахунків.

Міф 4: Головним рушієм впровадження ERP-системи повинні бути бухгалтери

Бухгалтерський облік не має нічого спільно з управлінням підприємством: він дозволяє лише фіксувати факти та готувати звітність для податкових органів, тоді як планування ресурсів – завдання управлінців. Якщо ініціатива походить від бухгалтерії, ERP ризикує перетворитися виключно на інструмент збору первинних документів для податкової, і при цьому втрачається головна цінність системи – управління підприємством на основі відхилень.

Насправді впровадження повинно починатися з керівництва компанії, а до процесу мають долучатися всі підрозділи. Відповідно, ERP-платформа повинна підтримувати продуману систему доступів, щоб забезпечити широку участь співробітників і водночас захистити чутливу інформацію бізнесу.

Міф 5: Бухгалтерський баланс може бути використаний одночасно для податкового та управлінського обліку

Поширене уявлення: для розрахунку вартості активів в управлінському обліку достатньо скористатися регістрами бухгалтерського плану рахунків. Тобто бухгалтерським програмам надають "ERP‑функції", використовуючи той самий баланс, що й у фінансовому обліку. В результаті дві різні та несумісні системи змушені працювати в одному балансі.

Проблема не в приховуванні даних управлінського обліку від податкової служби, а в тому, що принципи обліку відрізняються і алгоритмами, і моментом отримання інформації, і обсягом даних.

Спробуйте узгодити вартість залишків за партіями у двох незалежних системах, якщо в кожній із них проводки за методом FIFO формувалися окремо – це практично неможливо. У разі жорсткої прив'язки двох систем обліку така ситуація призводить до порушення послідовності руху запасів: навіть незначне зміщення дат або порядку операцій спотворює собівартість і робить її відновлення майже нереальним, як і в разі документарного отримання товару після його фактичного відвантаження.

У таких випадках зазвичай залишають єдиний фінансовий облік у бухгалтерії, а в управлінському – лише його імітацію або взагалі відмовляються від неї, як у випадку ордерної схеми.

Управління й облік податків виконують абсолютно різні функції, їх неможливо загнати в один баланс без втрати ключових можливостей ERP.

В основі більшості міфів про ERP лежить підміна понять.

Бухгалтерський баланс не може одночасно бути інструментом і для податкової, і для управління бізнесом. Перше фіксує минуле, друге формує майбутнє. Поки компанія намагається поєднати ці два завдання в одній системі, вона позбавляє себе можливості бачити повну картину та діяти на випередження.