Скільки коштує бізнесу податкове адміністрування в Україні?

Дерегуляція

Український бізнес сплачує не лише податки, а й витрачає значні ресурси на їх адміністрування: ведення обліку, документування операцій, підготовку звітності, реєстрацію податкових накладних, проходження перевірок та оскарження рішень податкової.

Частину цих витрат можна було б скоротити без зменшення податкових надходжень – завдяки спрощенню процедур, усуненню дублювання даних і переходу до сервісної моделі роботи податкової служби.

Витрати на адміністрування в Україні вищі ніж у ЄС

У міжнародній практиці якість податкової системи оцінюють не лише за ставками та обсягом надходжень до бюджету, а й за витратами бізнесу на виконання податкових обов’язків. Це час працівників, оплата бухгалтерського та юридичного супроводу, програмне забезпечення, підготовка документів і врегулювання спорів із органами контролю.

Згідно з дослідженням Світового банку, середні витрати часу на виконання податкових процедур на загальній системі становили близько 250 людино-днів на рік, найбільше часу забирали ведення обліку й опрацювання документів, подання податкових документів, здійснення платежів, податкові перевірки.

Масштаб бізнесу суттєво впливає на навантаження. Підприємства без найманих працівників витрачали на податкові процедури в середньому 26,2 людино-дня на рік, підприємства з чисельністю до 50 працівників – 122,4 людино-дня, а підприємства з понад 50 працівниками – 400,8 людино-дня на рік сукупно.

Дослідження CASE Україна за 2025 рік також засвідчило суттєву різницю між податковими режимами. Для бізнесу на загальній системі з ПДВ витрати часу на ведення бухгалтерського та податкового обліку становили 478,2 людино-дня на рік, тоді як для підприємств на спрощеній системі без ПДВ – 114,5 людино-дня. Ці показники характеризують різні групи підприємств, добре ілюструють різницю в адміністративній складності.

Проблеми не обмежуються обліком. За даними ДПС, протягом 2025 року була зупинена реєстрація 1,14 млн податкових накладних і розрахунків коригування. Загалом для реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних було прийнято 334,7 млн документів. Навіть відносно невелика частка зупинень означає значну кількість випадків, коли підприємствам доводиться готувати пояснення, збирати документи та домагатися відновлення реєстрації.

Додаткове навантаження створюють перевірки та спори. У 2025 році податкова служба завершила понад 53 тис. перевірок, отримала майже 50 тис. скарг на свої рішення, а в судах різних інстанцій перебувало 71,8 тис. справ за позовами до органів ДПС.

Цифровізація сама собою не розв’язує проблему, якщо електронні процедури дублюють одна одну, вимагають повторного введення вже наявних у державних базах даних або супроводжуються непрозорими рішеннями. У звіті МВФ за липень 2026 року окремо наголошується на складності адміністрування ПДВ в Україні, обсязі декларації та витратах на додаткове документування операцій і розгляд зупинених накладних.

Ключове питання для України полягає в тому, щоб відокремити необхідні процедури від зайвих адміністративних витрат, і мінімізувати останні.

Де саме бізнес витрачає час: структура вартості адміністрування

Для визначення пріоритетів реформи важливо розуміти, які процеси формують основну частину адміністративного навантаження. На основі аналізу податкових процедур, опитувань бізнесу та практики бухгалтерського супроводу можна сформувати попередню експертну оцінку структури трудовитрат.

Наведені нижче частки охоплюють податкові, бухгалтерські та пов’язані регуляторні вимоги:

1. Підготовка даних і ведення податкового обліку: близько 10-15% трудовитрат

Це збирання та перевірка первинних документів, визначення бази оподаткування, розрахунок зобов’язань і податкового кредиту, ведення регістрів та звіряння даних. Частина такої роботи необхідна для управління самим підприємством, але додаткові витрати виникають через складність правил і необхідність вести облік у форматах, потрібних органам контролю.

2. Документування та підтвердження господарських операцій: 15-20%

Один із найбільших компонентів навантаження. Бізнес систематизує договори, акти, накладні, платіжні документи, підтверджує фактичну здійсненість операцій та обґрунтовує податкове відображення доходів і витрат. Для ПДВ це також підтвердження права на податковий кредит, а для податку на прибуток – документування витрат і застосування податкових різниць.

Особливо дорогим цей процес стає, коли перелік необхідних доказів визначений недостатньо чітко, вимоги змінюються залежно від обставин або підприємство змушене повторно надавати документи, які вже надавало державі.

3. Складання, подання та виправлення податкової звітності: 5-10%

Підготовка декларацій і додатків, перевірка показників, підписання та надсилання документів, контроль квитанцій і виправлення помилок. Для платників ПДВ сюди належать також складання та реєстрація податкових накладних і розрахунків коригування.

Найбільший потенціал економії тут пов’язаний із попереднім заповненням декларацій, автоматичним перенесенням даних з облікових систем та усуненням показників, які вже є в інформаційних ресурсах ДПС.

4. Сплата податків і звіряння розрахунків: 5-10%

Цей компонент охоплює визначення сум і строків платежів, підготовку платіжних інструкцій, перевірку реквізитів, контроль зарахування коштів та звірку з бюджетом. Додатковий час виникає через помилкові платежі, розбіжності в інтегрованих картках платників і процедури повернення переплат.

5. Взаємодія з ДПС і проходження контрольних процедур: 10-15%

Опрацювання запитів і повідомлень, підготовка відповідей, надання документів, супровід перевірок та заперечень. Значний додатковий ресурс потребують зупинення податкових накладних, подання пояснень, підтвердних документів і таблиць даних, а також процедури виключення платників із переліку ризикових.

Навантаження зростає, коли рішення органів контролю недостатньо обґрунтовані, строки розгляду затягуються, а результат процедури важко передбачити.

6. Оскарження та відновлення порушених прав: 3-5%

Це аналіз рішень ДПС, підготовка адміністративних скарг і судових позовів, збирання доказів та участь у розгляді справ. Витрати нерегулярні, але для підприємств, які часто стикаються зі спорами, можуть бути значно вищими за середній орієнтир. Крім оплати юристів, підприємство витрачає час бухгалтерів і керівників, а невизначеність результату спору може ускладнювати господарську діяльність.

7. Вивчення постійно змінного законодавства й організація виконання вимог: близько 5%

Моніторинг змін, опрацювання роз’яснень, консультації, визначення податкового трактування операцій і переналаштування облікових систем. Часті зміни та неоднозначність норм змушують підприємства постійно адаптувати внутрішні процедури й навчати працівників.

8. Виконання вимог трудового законодавства та кадрового обліку: 5-10%

Оформлення прийняття на роботу, відпусток, звільнень, облік робочого часу, підготовка наказів, заяв та особових справ. Ці витрати формують значне адміністративне навантаження на роботодавця. Частина проблем пов’язана з формалізованими процедурами та дублюванням інформації, яка вже міститься в електронних системах.

А що там у ЄС?

Європейський підхід полягає у поєднанні цифровізації, спрощення звітності та пропорційного податкового контролю.

Європейська комісія поставила за мету до 2029 року скоротити адміністративне навантаження для всіх компаній щонайменше на 25%, а для малого та середнього бізнесу – на 35%. Пакет спрощення оподаткування, представлений у червні 2026 року, передбачає скорочення окремих звітних зобов’язань і спрощення процедур; очікувана економія витрат платників податків оцінюється у 7,9 млрд євро.

Важливим є досвід Естонії, де ПДВ-звітність можна передавати безпосередньо з бухгалтерського програмного забезпечення через державну цифрову інфраструктуру. Це зменшує потребу в ручному перенесенні інформації.

В Іспанії сервіс Pre303 використовує наявні дані для попереднього заповнення декларації з ПДВ. Платник перевіряє інформацію та за потреби коригує її, залишаючись відповідальним за правильність звітності. Такий підхід дає змогу поєднати цифровий контроль із реальним скороченням роботи бізнесу.

Ще один напрям – пропорційність вимог до малого бізнесу. У ЄС із 2025 року діє спеціальний режим ПДВ для малих підприємств, який за визначених умов дозволяє користуватися звільненням від ПДВ у транскордонній торгівлі. Загальноєвропейський поріг обороту для цього режиму становить 100 тис. євро, а національні пороги звільнення від ПДВ можуть встановлюватися в межах до 85 тис. євро. Для України це аргумент на користь оцінювання не лише ставок, а й порогів реєстрації та співвідношення адміністративних витрат із масштабом діяльності.

Що можливо зробити в Україні, як зменшити витрати без послаблення контролю?

Україні потрібна системна програма скорочення адміністративного навантаження, яка передбачатиме вимірювані результати для бізнесу та держави.

По-перше, необхідно провести аудит податкових і пов’язаних регуляторних процедур. Для кожної з них слід визначити, скільки активного часу витрачає платник, які дані повторно подає, скільки разів взаємодіє з державними органами та які витрати можна усунути без втрати контрольної функції.

По-друге, необхідно реформувати адміністрування ПДВ і СМКОР. Потрібно перейти до ризик-орієнтованої моделі, при якій абсолютна більшість накладних розблоковуються автоматично через 30 днів, і лише до надризикових підприємств застосовуються заходи податкового контролю. Також необхідно стандартизувати перелік необхідних доказів і обмежити повторне витребування вже наданих документів.

По-третє, слід спростити податкову звітність і забезпечити повторне використання даних. ДПС не повинна вимагати від підприємства інформацію, яка вже міститься в її системах або була в належний спосіб подана раніше. Пріоритетами мають стати попередньо заповнені декларації, інтеграція з бухгалтерськими програмами, зрозумілі повідомлення про помилки та можливість виправляти їх без зайвих санкцій.

По-четверте, податковий контроль має стати ризик-орієнтованим і сервісним. Ресурси органів контролю слід зосереджувати на умисних порушниках, а не створювати однакові адміністративні перешкоди для всіх платників. Для цього доцільно розвивати превентивні консультації, механізми добровільного дотримання законодавства й ефективне адміністративне оскарження.

По-п’яте, необхідно переглянути надмірно формалізовані вимоги до малого бізнесу. Це стосується не лише податкової звітності, а й фіскалізації та кадрового документообігу. Санкції за технічні помилки мають бути пропорційними порушенню, а там, де немає фіскальних втрат – підприємству слід надавати можливість самостійно виправити недолік. Необхідно забезпечити для МСП позбавлення вимог архаїчного трудового законодавства, забезпечити для них вільний трудовий договір без зайвої бюрократії – тимчасову норму передбачену законом 2434-IX – передбачити на постійній основі.

Нарешті, реформу варто супроводжувати публічними показниками результативності. Доцільно встановити ціль до 2029 року скоротити адміністративне навантаження щонайменше на 30%, а для малого та середнього бізнесу – на 40%. Водночас ці цілі потрібно перевіряти регулярними вимірюваннями, а не лише кількістю запроваджених електронних сервісів.

Ключовий показник успіху – скільки годин на рік бізнес реально заощаджує на виконанні податкових і пов’язаних регуляторних вимог. Якщо цифровізація не скорочує активний час платника, а лише переносить паперові процедури в електронний формат, її ефект залишається обмеженим.

Відповідні пропозиції фахівці CASE-Україна розробили за підсумками дослідження та надіслали керівництву Податкового Комітету ВРУ для подальшого опрацювання.

Ефективна податкова система має забезпечувати належне наповнення бюджету, але водночас не відволікати непропорційно багато ресурсів підприємств від виробництва, інвестицій і створення робочих місць. Для України, яка потребує приватних інвестицій і відновлення економіки, скорочення вартості податкового адміністрування має стати самостійним напрямом економічної політики.