Организация процесса оформления статуса УБД

Необходимый ресурс из расчета оформления 100 удостоверений:

1. Человеческий ресурс - рабочая группа - 1-2 чел.
2. Ноутбук - 1-2 шт.
3. МФУ - 1 шт.
4. Картридж к принтеру - 2 шт.
5. Тонер или возможность заправки картриджа - 2 тубы/2 заправки
6. Канцелярские принадлежности:
- бумага А-4 - 1 коробки (5 упаковок)
- скрепки - 100 шт.
- биндеры (самые большие) - 2 упаковки
- ручка шариковая (синяя, красная) - 10 шт.
- ручка гелевая (черная) - 2 шт.
- карандаш простой - 2 шт.
- стирательная резинка - 2 шт.
- папки на резинках, завязках - 6 шт.
- папка-конверт на кнопке - 1-2 шт.
- степлер 24/6 - 1-2 шт.
- скобы для степлера 24/6 - 2 упаковки
- линейка 30 см - 1 шт.
- текстовыделители (желтый неон, красный, синий) - 3 шт.
- ножницы- 1 шт.
- клей карандаш 15 гр. - 1 шт.
- штамп самонаборной, пятистрочный - 1 шт.




1.ПОДГОТОВКА К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Задачи:
- известить командиров подразделений о подготовке к процессу оформления документов на предоставление статуса УБД;
- известить о процессе оформления статуса УБД личный состав в/ч;
- составить список претендентов на статус УБД;
- собрать необходимые документы, фотографии, контактные номера телефонов претендентов на статус УБД;
- подготовить 2 базы приказов - приказы командира в/ч (по строевой части) и приказы руководителя сектора зоны АТО, за весь период пребывания в/ч в АТО.

Оформление документов на предоставление статуса УБД возможно только по выходу из сектора зоны проведения АТО, в котором пребывала в/ч. В том случае, если строевая часть имеет в наличии приказ руководителя сектора о выходе личного состава из сектора зоны проведения АТО, в котором он пребывал.

1. По выходу в/ч на постоянное или временное место дислокации, во время вечернего совещания, известить командиров подразделений (ротных) о начале подготовки оформления документов на предоставление статуса УБД.
Во время совещания представителю рабочей группы предоставить командирам подразделений информацию о том, как будет проходить процесс подготовки документов, о сроках оформления, о возможных трудностях, которые могут возникать во время оформления документации, опираясь на "Памятку по оформлению статуса":



Также, предоставить подготовленное и распечатанное краткое, информационное сообщение "Объявление" каждому из командиров подразделений (ротным), с помощью которого они смогут при минимальной потере данных, передать необходимую информацию личному составу:



Перед командирами подразделений (ротными) поставить задачу - командирам взводов, отделений, в течение 2-3 дней, подготовить и предоставить командиру роты (можно в рукописном варианте) списки военнослужащих, претендующих на статус УБД. Командирам рот, в указанные сроки, предоставить представителю рабочей группы данные списки военнослужащих.

Составляя памятку бойцу, необходимо обязательно указать где, когда, во сколько и зачем вы его ждете.
Также необходимо сообщить, какие именно документы должен предоставить боец. А именно:
- копия паспорта или его оригинал для снятия копии (первый, второй разворот, разворот с местом регистрации);
- копия или оригинал для снятия копии идентификационного кода;
- фотографии - 3х4 - 2 шт., матовые).
Глянцевые фото не подходят, так как со временем в удостоверении с них печать смазывается.


3. Представителю рабочей группы по оформлению статуса УБД обратиться в строевую часть с запросом на получение списка личного состава, принимавшего участие в последней военной кампании.
4. Составить список претендентов на оформление статуса УБД, за исключением тех на кого уже оформлен статус или тех кому этот статус УБД был предоставлен ранее, по другим причинам.
5. Через 2-3 дня, после получения от командиров рот списков с претендентами на статус УБД, пользуясь ранее подготовленным списком, составленным на основании полученной информации в строевой части, сопоставить и подготовить окончательный список претендентов.

Способ сбора информации "сверху-снизу", хорош тем, что позволяет определить объем работы (общее количество претендентов) и по максимуму сократить "потери" отдельных людей в общем, окончательном списке.
В любом случае, оставьте в списке 10-20 пустых граф для тех бойцов, которых по какой-то причине забыли и не учли.


6. На основе окончательного списка претендентов, подготовить список сбора документов и контактных номеров телефона:





7. Подготовить рабочее место для приема документов военнослужащих.
Распечатать в достаточном количестве чистые бланки - "Згода про обробку персональних даних".



Подготовить 2-3 образца заполнения "Згоди про обробку персональних даних".
Для сбора документов потребуются: "Список сбора документов", чистые бланки "Згода на обробку персональних даних", ноутбук, МФУ, бумага А-4, 4 шариковых ручки, карандаш, ножницы, папка-конверт с кнопкой для собранных документов.

Для сбора документов достаточно 2 часов в день в течении 2-3 дней.
Больше подходят вечерние часы с 17.00 до 19.00. Как правило, в это время личный состав находится в расположении.
Ставьте определенные, жесткие сроки приема ("дедлайны"), это поможет сделать процесс более эргономичным.
Не исключено, что принимать документы, вы будете еще в течении нескольких будущих дней, но основная масса посетителей все же придет в указанные сроки.
Если вы запланируете 5 дней приёма документов, к вам будут приходить на протяжении 10 дней. Берегите свое время и силы. Процесс оформления достаточно велик.
Проводить забор документов лучше в паре, один из представителей рабочей группы - копирует принесенные военнослужащими документы, второй - отмечает по списку поданные документы, проверяет правильность написания, "Згоди про обробку персональних даних", отрезает необходимое количество и подписывает фотографии.
В конце рабочего дня отсортируйте полученные документы по фамилиям, скрепите скрепкой. Отметьте в списке сбора документов недостающие документы.
Вполне вероятно, что по месту дислокации в/ч не будет фотостудий, в которых бойцы могли бы сделать свои фотографии. В таком случае, приглашенный вами фотограф из ближайшего развитого населенного пункта поможет вам решить данную проблему, чем избежите лишнего разброда и шатаний среди личного состава.
В левом, верхнем углу пакета собранных документов карандашом поставьте порядковый номер по окончательному списку претендентов
Ваша задача - собрать необходимые документы у претендентов до того, как они разъедутся в отпуска и госпиталя на лечение. В дальнейшем это будет сделать проблематичнее.

8. Подготовка базы приказов.
База приказов, которые будут использованы в работе рабочей группы по подготовке документов для оформления статуса УБД, будет состоять из приказов командира части (по строевой части) в электронном виде и приказов руководителя сектора в котором находилась в/ч во время проведения АТО - печатном виде.
Задача - в приказах найти и обосновать доказательства пребывания отдельно взятого человека в в/ч и в зоне проведения АТО.
В дни сбора и подготовки финального списка, представителю рабочей группы необходимо обратиться в строевую часть и получить от нее приказы командира части (по строевой части) за весь период пребывания в АТО. От момента "входа" до "выхода".

В приказах командира части (по строевой части) отмечается перемещение личного состава из и в в/ч. Например - зачисление в списки части, вход в определенный сектор зоны проведения АТО, перемещение на заданные позиции, отправка в госпиталь, возвращение из командировки, отправление в отпуск, демобилизация, исключение в связи с наступлением смерти.
Все эти события могут быть необходимы для подтверждения пребывания военнослужащего в в/ч, его пребывание в секторе зоны проведения АТО и участия в боевых действиях.
Приказы командира части формируются ежедневно, в редких случаях с перерывом на день или несколько дней.
Приказы командира части необходимы в электронном виде.


Вторая часть базы - приказы руководителя сектора (в печатном виде).
Приказы руководителя сектора находятся в строевой части. Для этого необходимо обратиться в строевую часть и снять копии со всех приказов руководителя сектора. Того сектора, в котором находилась в/ч во время пребывания в зоне АТО, Приказы необходимы за весь период пребывания в зоне проведения АТО.

Если приказы, по какой-то причине отсутствуют в строевой части. За ними необходимо обратиться в штаб сектора, в котором находилась в/ч.
В случае отсутствия военнослужащего в приказах руководителя сектора строевая часть подает заявку в штаб сектора о включении военнослужащего в тот приказ в который он по какой-то причине не попал.
Каждая страница приказа руководителя сектора должна быть заверена печатью и подписью руководителя сектора.



2.ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

Задачи:
-подготовить таблицу с номерами приказов командира части и руководителя по "входу-выходу" военнослужащего из зоны проведения АТО;
- отсортировать по категориям подготовку вытяжек из приказов, разбить на группы по принципу "одинаковые";
- подготовить пакет документов на каждого из бойцов;
- проверить на наличие ошибок;
- устранить всевозможные ошибки;
- заполнить в электронном виде протокол и таблицу по списку претендентов на статус;
- подготовить сопроводительное письмо в комиссию по приему документов на оформление статуса УБД.

1. Перед изготовлением выписок из приказов необходимо подготовить сведенную таблицу приказов, в которой будут отображены:
- номер по порядку;
- ФИО.;
- номер и дата приказа командира части про "вход";
- номер и дата приказа командира части про "выход";
- номер и дата приказа руководителя сектора про "вход";
- номер и дата приказа руководителя сектора про "выход"



Подготовка выписок из приказов командира части.

Как найти приказы, по которым проходил боец?

В папке с приказами командира части, в строке "Поиск" (верхний правый угол) введите необходимую вам фамилию. Предположим - "Андреев".



Далее, из выпадающего списка приказов выбираете крайние приказы по датам. Например - № 71 от 18.03.2015 и №120 от 20.05.2015.



Открываете файл с "ранней" датой и проверяете, какое событие описывается в данном приказе. Нам нужен приказ "на вход".



В данном случае, формулировка "Вход в сектор"- это то, что нам надо.
Формулировки на условный "вход", могут быть разными - "зарахований до списків частини", "повернувся з відпустки", "повернувся зі шпиталю", "прибув з відрядження", "переміщений на позиції" и т.д.
Отмечаем в таблице приказов номер и дату приказа "входа" солдата Андреева.
Таким же образом, находим приказ на "выход" и отмечаем в таблице.
Работаем карандашом в распечатанной таблице с пустыми графами:
Заполнив полученные во время поиска данные получаем следующую конфигурацию в таблице:




Того, кого по каким-то причинам не удалось найти в списке приказов, отмечаем знаком "?" или любым другим условным для вас знаком.

Подготовка приказов руководителя сектора.

После того, как удалось прояснить по приказам командира части, кто и когда "приходил-уходил", переходим к приказам руководителя сектора. Они у нас в печатном виде.
Наша задача найти приказ руководителя сектора, в котором сообщается, что наш "солдат Андреев А.О." прибыл в сектор.
При поиске бойца в приказах руководителя сектора опираемся на даты в приказах командира части.
То есть, если солдат Андреев по приказу командира части заходил в сектор 18.03.15 г. Значит, в то же время, был издан приказ руководителя сектора о вводе данной единицы.
Таким же образом находим Андреева в приказах руководителя сектора, где сообщается о его "выходе" из сектора.



Данные о "входе-выходе" и даты приказов вносим в таблицу приказов:





После того, когда таблица списка приказов заполнена, приступаем к изготовлению выписок из приказов командира части на "вход".
Из общего приказа №71 от 18.03, оставляем "шапку" с датой, номером приказа, местом дислокации штаба, строкой с событием, ФИО бойца и его должность. Также, остаются фамилии, за подписью кого был издан, подписан данный указ и ниже - кем он сейчас подтвержден:



Для того, чтобы работа была компактной и продуктивной, стоит отобрать людей, которые в своем большинстве заходили по одному приказу. Таким образом, по первому шаблону "Андреев А.О.", только меняя пункт "звание, ФИО, должность", можно сделать вытяжки из приказа, для всех остальных бойцов проходивших по этому приказу.
В таком же порядке, необходимо приготовить вытяжки приказов командира части о "выходе".
После того как вытяжки из приказов подготовлены необходимо распечатать и присвоить каждому из документов свой порядковый номер поставив его карандашом в верхнем левом углу документа.
Порядковый номер присваивается, согласно порядковому номеру в общем списке. "Андреев" - это "1".
В последующем при комплектовании пакетов документов, с документами на которых указан порядковый номер работать значительно легче, чем выискивать этот документ по фамилии.
После того когда все вытяжки из приказов готовы их можно распечатать.
Сохраняйте электронный вариант каждого документа, на каждого бойца и вам не придется в случае обнаружения ошибки подготавливать его снова.

Далее, следует подготовка копий приказов руководителя сектора о "входе" и "выходе".

В данной копии должны быть отображены: дата, номер приказа, место дислокации штаба сектора, дата входа в сектор военнослужащего, формулировка о входе в сектор - " 18 березня 2015 до сектору "Б" прибули:", ФИО военнослужащего, его должность, печать сектора и подпись руководителя сектора.
Как правило, такой документ состоит из одного - трех листов. Это первый лист приказа, один из листов приказа на котором указаны ФИО и должность военнослужащего, последний лист приказа с подписью и печатью.

Далее желтым неоновым текстовыделителем отмечаем - дату и номер приказа, дату входа, "прибыл", строку с ФИО бойца. На каждой копии ставим штамп - "Згідно з оригіналом:
Начальник штабу - перший заступник командира в/ч …. майор В.А.Савельєв".

После того когда копии приказов подготовлены, начальник штаба ставит подпись и печать на каждом из листов этих копий.

Подготовка "Довідки про безпосередню участь в АТО" :





"Довідка про безпосередню участь в АТО" содержит следующие важные данные:
- звание, ФИО, даты входа и выхода из зоны проведения АТО, "підстава" в которой указаны - дата, номер и кем издан указ, печать в/ч, подпись командира в/ч, угловой штамп с реквизитами в/ч в верхнем, левом углу листа.
Справка должна быть зарегистрирована в строевой части в журнале исходящей корреспонденции. На угловом штампе должен стоять исходящий номер и дата выдачи справки.

Сортировка по отдельным пакетам (на каждого бойца отдельно).

По порядковым номерам, которые у вас отмечены в верхнем, левом углу каждого из документов, собираем отдельные пакеты документов, на каждого человека в отдельности.


Поочередность документов, в пакете следующая:
1. "До відка про безпосередню участь "
2. Витяг з наказу командира частини про "вхід"
3. Копія наказу керівника сектору про "вхід"
4. Витяг з наказу командира частини про "вихід"
5. Копія наказу керівника сектору про "вихід"
Дал ее следуют собранные у бойцов копии документов:
6. Копия паспорта - 1,2,3,4 стр., разворот с местом регистрации
7. Копия идентификационного кода
8. " Згода про обробку персональних даних"

Копии паспорта и индентификационного кода не заверяются.
"Згода про обробку персональних даних" - заверяется представителем строевой части. Например, старшим помощником начальника штаба.

При оформлении документов на большое количество военнослужащих, имеет смысл разбить общий пакет документов на несколько групп, по принципу "одинаковые приказы" или "беспроблемные".
Таким образом, например из 300 человек можно подготовить 150-200 беспроблемных пакетов документов и отправить их в комиссию по предоставлению статуса.
Когда же решение по первому пакету документов будет принято, вас пригласят приехать в комиссию и получить удостоверения, к этому времени можно подготовить и подать - второй пакет, а в это время получить удостоверения по первому пакету.
Не забывайте маркировать карандашом, каждый из документов, прописывая порядковый номер в верхнем, левом углу. Собирать документы в пакеты, таким образом, гораздо проще.
Разделяйте пакеты документов большими биндерами, по десяткам (от 1 до 10, от 11 до 19 и т.д.), при поиске и внесении правок вам будет проще найти нужный документ. Достаточно посмотреть в список порядковый номер, найти пачку документов, в котором есть пакет с нужным числом, в пачке найти пакет с необходимым порядковым номером и заменить некорректный документ.
В связи с тем, что документов на подпись окажется очень много, старайтесь подписывать их по мере их готовности. Например - готовы все вытяжки из приказов по "входу-выходу", можно идти на подпись, печать.


Преимущества:
- меньше вероятности того, что будет пропущена подпись или печать в одном из документов;
- меньше вероятности того, что документ будет подписан не тем человеком, который указан в документе.
- так как в одних документах подпись и печать ставиться на штампе (копии приказов по сектору), а в других нет, процесс подписи усложняется, вероятность пропуска подписи или печати увеличивается.
- такой способ снимает лишнее напряжение, связанное с большим объемом работы для лица, которое ставит подпись, печать и в тоже время привносит динамики в вашу работу и монотонный процесс подготовки документов.


Вычитка ошибок

После того, когда все подготовленные документы напечатаны, сделаны копии, зарегистрированы, подписаны, имеют печать и собраны в отдельные пакеты документов, необходимо сделать вычитку документов на выявление возможных ошибок.
Необходимо:
- чтобы во всех документах (за исключением копий приказов руководителя сектора, так как в копию невозможно внести правки) совпадали: звание, ФИО, должность
- чтобы присутствовала логическая связь по датам "входа-выхода" между вытяжками из приказа командира части и копиями приказов руководителя сектора.
- чтобы в "Довідці про безпосередню участь" - даты "входа-выхода" совпадали с датами в копиях приказов руководителя сектора.
- чтобы даты, номера приказов и кем был издан приказ в "п ідставі" совпадали с датами, номерами и подписантом в копиях приказов руководителя сектора.

Расхождения, несоответствия, ошибки, от руки заносим в таблицу "Вычитка":



После собранных правок вносим необходимые изменения и оставляем в графе "Результат" краткую заметку о проделанной работе.

3.ПОДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ПОЛУЧЕНИЕ УДОСТОВЕРЕНИЙ.

Для подачи документов в комиссию по предоставлению статуса УБД необходимо подготовить еще три документа. Два, из которых, в электронном виде и один в печатном.

1. Протокол
Список военнослужащих в/ч …, в котором указаны претенденты на статус, в том порядке, в котором они идут по списку с указанием звания ФИО и должности:


2. Электронная таблица с личными данными:
В данном случае, часть данных вы будете черпать из того пакета документов, которые вам предоставил военнослужащий.




3. Сопроводительное письмо.
В 2 экземплярах.
Один экземпляр письма остается в комиссии, на втором секретарь комиссии ставит входящий номер и передает вам.
Для вас это подтверждающий документ. Который подтверждает, какого числа, какое количество пакетов документов и в какую инстанцию вы сдали.





Общий пакет документов подается в комиссию по предоставлению статуса УБД, которая находится при оперативном командовании, которому подчиняется бригада, в составе которой находиться в/ч.

Секретарю комиссии передаются:

- общий пакет документов с сопроводительным письмом
- фотографии претендентов на получение статуса
- электронная версия протокола и таблицы.

Секретарь комиссии при оперативном командовании принимает ваши документы и вы уезжаете в расположение воинской части.
Далее, секретарем комиссии документы проверяются на правильность оформления, наличия ошибок, несоответствий данных, наличия всего необходимого пакета документов.


После этого он с документами других в/ч (в количестве 2000-3000 шт.) отправляет документы в Киев. В комиссию по предоставлению статуса УБД при Командовании Сухопутных войск.
Комиссия при КСВ на ближайшем заседании рассматривает пакет документов каждого из претендентов и при положительной оценке выносит решение о предоставлении статуса УБД.
На основании этого заседания появляется протокол, который передают в оперативное командование и уже оно оформляет, выписывает, выдает удостоверение.
После появления протокола о принятых решениях, представители комиссии при оперативном командовании оповещают представителя рабочей группы в/ч. То есть, сообщают о том, что удостоверения готовы и их можно забирать. Представитель в/ч приезжает в комиссию при оперативном командовании и по специальной ведомости с доверенностью (для получения материальных ценностей) получает удостоверения и талоны на льготный проезд на своих бойцов.
По приезду в в/ч подготавливается специальный журнал выдачи удостоверений и талонов на льготный проезд со списком получателей.
Журнал номеруется, сшивается, регистрируется.
После окончания выдачи удостоверений, командир в/ч ставит подпись, печать и журнал отправляется в комиссию при оперативном командовании.