Важливий крок до суттєвого спрощення Української паперової армії.

Нарешті опубліковано Наказ Міністерства оборони України від 27.12.2023 №779 та затверджені зміни до нього «Про затвердження Змін до Інструкція з обліку військового майна у Збройних Силах України».

Тепер вести десятки Книг обліку в кожній в/ч дозволено в електронному вигляді – Excel, SAP… Так, тепер дозволено не руками заповнювати Книги Обліку військового майна, а використовувати сучасні технології.

Близько десяти тисяч офіцерів і діловодів служб логістики в ЗСУ, кожен, в середньому витрачають щомісяця по 300 годин на «паперову писанину». Це майже 1 500 000 людино/годин (1,5 млн!)* офіцерами і діловодами ЗСУ щомісяця витрачається тільки на створення «паперу» і записи в Книги обліку, а далі ще ціла когорта перевіряючих, витрачає сотні тисяч людино-годин, щоб все це перевірити і часто вимагає…. переробити на ново і по кілька разів.

*Ці цифри наведені зовсім не з повітря та є результатом розрахунку використаних годин на паперову роботу і ведення Книг обліку офіцерів і діловодів служб забезпечення військових частин (бригад та окремих батальйонів, де такий облік повинен вестись) в ЗСУ: Продовольча служба, Автомобільна служба, Служба пально-мастильних матеріалів, Речова служба, служба РАО.

Навіть якщо ці зміни дозволять хоча б  на третину зменшити час (500 000 людино/годин) щомісяця на оформлення паперів обліку – це вже істотна допомога всім нашим силам оборони – дозволяє витратити зайвий час не на «Бюрократію заради бюрократії», а для підготовки та зміцнення свого підрозділу та покращення стану забезпечення.

Це «1-й пакет змін» до славнозвісного всім військовим «440-го наказу» - «Інструкція з обліку військового майна у Збройних Силах України».

«440-й наказ» це один з стовпів радянської бюрократії та УПА в нашій сучасній армії, тому що це не новий звід правил обліку військового майна, а четвертий римейк Наказу №260 від 1979 р – «Правила ведення обліку військового майна в армії СРСР»

Про що ці зміни? Вони передбачають:

• Можливість використання засобів Цифровізації – комп’ютерів, для ведення обліку.
• Кожна військова частина ЗСУ (а таких в Україні більше 1000) повинна вести в середньому по 100 форм обліку та звітності, де половина це – Книги обліку військового майна, Книги обліку Книг обліку та інше… -за старими нормами «440-го» наказу було доволі розмите трактування можливості «вести Книги обліку» в електронному вигляді, з обов’язком потім все це десь там реєструвати да затверджувати. Тому всі командири, аудитори і інші перевіряючи вимагали вести всі ці Книги обліку – вести тисячі записів руками. Що призводить до помилок, скривлення даних та …. порушення забезпечення підрозділів, не можливості списань, суїцидів і звільненнями з лав ЗСУ. Тепер Книги обліку військового майна ДОЗВОЛЕНО вести в електронному вигляді, демонструвати поточний стан справ перевіряючим в екрані ноутбука, та виводити періодичний звіт узагальнюючими Відомостями.
• Тепер ДОЗВОЛЕНО проводити розрахунки приходу, розходу, залишків військового майна не з допомогою калькулятора та «в стовпчик», а з використанням обчислювальних програм, від простого Excel до, признаних в арміях світу, версіях SAP.

Так, ви не помилились – до цього розпорядження, використання програм Excel, SAP та іншіх в армії було не можливо! Вони не були заборонені, але старі нормативи «440-го наказу» вимагали переписувати рукою в Книги обліку ті Розраховані та Роздруковані програмами документи. Роздруковані документи не сприймались командирами і перевіряючими, як дозволені документи і форми обліку майна.

Цей наказ, це перший пакет змін. Вдалось «пропхнути» лише малу частину змін, але вони дозволяють спростити життя десяткам тисяч військових. З початку, в нашій робочій групі було напрацьовано змін «440-го», по окремих пунктах – на 42 сторінки А4. Але розуміння, що всі ці запропоновані зміни нам будуть погоджувати різні інстанції, департаменти і управління довгі роки, було прийнято рішення обмежитись «першочерговими оперативними змінами для війни»  - навіть скорочена редакція змін, в 10 сторінок, проходила погодження і затвердження майже 8 місяців.

Так, всі ми бажаємо термінових змін, а краще створення нових правил ведення обліку в армії, правил погодження без погоджень, але є розуміння, що наша армія не може зараз «зачинити» будь яку військову частину на «переучот» та впровадження програми обліку – все це робиться довго, зі скрипом, але так, щоби не порушити можливість виконувати поточні і бойові завдання.

Величезна подяка всім, хто долучився до цього важливого процесу змін та поступового спрощення Української паперової армії: Радник міністра оборони з питань логістики, Офіс підтримки змін при МО, Інноваційна група Командування СТРО, Представники служб аудиту МО, КСЛ, та багато інших! А юрист нашої групи, просто «красавчік» - скласти до купи та перевести юридичною мовою військову бюрократію – ще той квест!

Окрема подяка Міністру і заступникам міністра оборони України за участь в цьому питанні! Насправді процес таких змін займає рік і більше часу, а зацікавленість в змінах основних посадових осіб значно пришвидшила цей процес.

Гордий  бути частиною цієї потужної групи, яка виборює зміни!

To be continued!

З повагою,

Логіст

П. С. Нижче наведений фрагмент спілкування в одному з чатів, де ми ще не вірили в успіх таких змін – це саме і є початок процесу впровадження змін до «440-го наказу», 2 травня 2023.